A + V

Standaryzacja – Jak stworzyć Twój biurowy standard AV

Ze standaryzacją mamy do czynienia w wielu gałęziach przemysłu i gospodarki, a jej zastosowanie może różnić się w zależności od branży lub kontekstu. Konsumenci przyzwyczajają się do konkretnego standardu kupowanych produktów, producenci używają standaryzacji dla pozycjonowania swoich produktów, a profesjonalni integratorzy AV mogą zachęcać swoich klientów do stworzenia biurowego standardu AV, aby pomóc im w osiągnięciu lepszej adopcji wprowadzanych rozwiązań. Standaryzacja może również podnieść satysfakcję klienta i ułatwić zrozumienie proponowanych produktów czy rozwiązań, a także ich funkcjonalności.

Zacznijmy od początku.

Czym jest standaryzacja w audio-wizualnym środowisku biurowym?

W zespole A+V stworzyliśmy katalog audio-wizualnych standardów biurowych dla korporacji, który zawiera propozycje sal spotkań (w podziale na ich wielkość i przeznaczenie), pakiet wyposażenia wraz z jego funkcjonalnościami oraz opis pomieszczenia. Otrzymaliśmy bardzo pozytywne komentarze od naszych klientów, którym nasz katalog pomógł w podjęciu decyzji o wyborze odpowiednich rozwiązań i był dla nich użytecznym i praktycznym narzędziem w zrozumieniu ich potrzeb.

Biurowy standard AV zbudujesz z następujących elementów:

1.  Standard komunikacyjny (zdefiniowany przez A+V):
   • OFFLINE – (Presentation only) to podstawowe wyposażenie AV sali spotkań umożliwiające prezentację dowolnych treści multimedialnych z komputera przenośnego na monitorze prelegenta.
   • READY – to rozszerzenie pakietu OFFLINE o kamerę, mikrofon lub mikrofony i nagłośnienie, umożliwiające przeprowadzenie wideo spotkania z użyciem przenośnego komputera uczestnika spotkania.
   • ONLINE – najpopularniejszy obecnie, jest rozszerzeniem pakietu READY o urządzenie z programowaniem wideokonferencyjnym wyposażone w panel dotykowy znajdujący się na stałe w sali konferencyjnej i umożliwiający dołączenie do wideo spotkania, bez konieczności posiadania własnego komputera.
2. Platforma komunikacyjna (np. Zoom, Teams, Google, Cisco, BlueJeans etc.)
3.  Marka sprzętu – monitory, urządzenia i zestawy do wideokonferencji itp. Zgodnie ze standardami bezpieczeństwa IT Waszej organizacji

Na podstawie naszego wieloletniego doświadczenia zdobytego we wdrożeniach i konsultacjach standardów biurowych dla globalnych korporacji, możemy wymienić wiele korzyści płynących ze standaryzacji biurowego środowiska AV. Te korzyści są inne dla pracowników kadr (HR), finansistów, i kosztorysantów, prezesów, kadry zarządzającej i samych użytkowników – od wrażeń użytkownika końcowego i łatwości obsługi, przez efektywność działania biura czy działu, kończąc na oszczędnościach dzięki strategicznym zakupom. Poniżej wybraliśmy główne zalety standaryzacji.

Korzyści z biurowej standaryzacji AV:

• Lepsza adopcja wybranej platformy komunikacyjnej
• Stała jakość systemów AV w każdym oddziale biura i każdej sali spotkań
• Uproszczone szkolenie użytkowników
• Profesjonalny wygląd systemów audiowizualnych
• Profesjonalny wizerunek zespołu i firmy
• Stworzenie wygodnego i wydajnego środowiska pracy
• Prosta, intuicyjna obsługa – lepsze wrażenia użytkownika
• Oszczędności wynikające z hurtowych zakupów

Teraz, kiedy jesteście przekonani o tym, że biurowa standaryzacja AV jest Wam potrzebna, możemy zabrać Was w podróż tworzenia Waszego biurowego standardu AV.

Co wziąć pod uwagę przy tworzeniu audio-wizualnego standard biura?

Rekomendujemy rozpatrzyć kilka ważnych kwestii przy tworzeniu Waszego biurowego standardu AV – poniżej znajdziecie listę tych elementów, z krótkim wyjaśnieniem ich znaczenia:

• Potrzeby pracowników – style pracy i typologia stanowiskowa
  Standardowa analiza potrzeb to jeden z najważniejszych procesów w każdym projekcie i uczestnictwo każdego działu firmy w tym procesie jest bardzo ważne. Ankieta użytkownika końcowego to świetne narzędzie do zbierania informacji i definiowania potrzeb – zachęcamy do zapraszania odpowiednich reprezentantów do tego procesu i wspólnego formułowania pytań ankiety.
• Rozmiar sali / przestrzeni
  Czy jest to mała lub średnia sala spotkań (Huddle room, Focus room), czy duża sala konferencyjna? Ilość i typ urządzeń wymagany w poszczególnym rozmiarze sali będzie inny, gdyż system musi spełnić wymagania innej ilości osób i pełnić różnorodne funkcje.
• Zastosowanie sali/przestrzeni
  Do czego używana jest ta sala? Czy odbywają się w niej zajęcia integracyjne, praca w grupie, szkolenia, ogłoszenia kadry zarządzającej, czy może jest to miejsce do pracy w skupieniu? Każde zastosowanie będzie dyktowało inną funkcjonalność system AV, więc zdefiniowanie tego celu jest bardzo ważnym elementem procesu.
  Przestrzeń recepcji lub “Townhall” mogą mieć wiele zastosowań – być używane do spotkań firmowych, jak również występów, turniejów gier komputerowych, quizów, witania i przyjmowania klientów czy odwiedzających, itp. Upewnij się, że bierzesz pod uwagę wszystkie adekwatne zastosowania danej przestrzeni.
• Platforma komunikacyjna
  Często zdarza się, że niektóre działy porozumiewają się na jednej platformie komunikacyjnej (np. MS Teams, Webex), podczas gdy inne zespoły podczas wideokonferencji korzystają z innej platformy (np. Zoom, Google Meet itp.). Spójność i konsekwencja w doborze platformy owocuje lepszą adopcją wśród pracowników, co może prowadzić do lepszej wydajności zespołu – więc polecamy wybranie jednej platformy w Twoim biurowym standardzie AV.
• Rozkład biura
  Dobrze jest wziąć pod uwagę wpływ jednej przestrzeni w biurze na inną, np. Kawiarnia, kuchnia lub pokój gier komputerowych może mieć negatywny wpływ na znajdującą się obok sale spotkań ze względu na generowany hałas – istnieją odpowiednie rozwiązania AV, które mogą zniwelować te negatywne skutki.

Z pewnością w ramach Waszego zespołu znajdziesz profesjonalistów z obszarów informatyki, zarządzania obiektami czy zakupami. Jednakże, na początku Waszej drogi, zachęcamy do partnerstwa z profesjonalnym integratorem AV specjalizującym się w systemach do wideokonferencji. Ekspert od technologii i rozwiązań audio-wideo ma wiedzę i zrozumienie akustyki pomieszczeń, zarządzania projektem, komunikacji zdalnej, wytycznych międzybranżowych oraz wymagań, które powinien spełniać dobrze zaprojektowany system AV, dopasowany do Twojej infrastruktury IT. Pomyśl o współpracy z nowoczesnym integratorem i ekspertem zintegrowanej komunikacji (“workplace & unified communications expert”), który pomoże Ci w procesie tworzenia standardu AV, wyposażenia czy modernizacji biura.

Kiedy już rozważyliście wszystkie niezbędne elementy, zdefiniowaliście potrzeby użytkowników I wymagania funkcyjne poszczególnych obszarów biura, możesz wejść na nową ścieżkę planowania swojego projektu.

Wskazówki do wdrożenia audio-wizualnego standardu biura:

• Znaj potrzeby użytkowników końcowych
• Wykonaj audyt obecnego systemu AV
• Nawiąż współpracę z integratorem AV
• Odwiedź show-room’y znanych producentów
• Wypróbuj zestaw demo do wideokonferencji
• Zaplanuj poszczególne elementy wdrożenia
• Zorganizuj warsztaty z pracownikami i specjalistą AV
• Zaplanuj I przeprowadź szkolenie użytkowników systemu AV

Standaryzacja pomaga organizacjom stworzenie lepszego I bezpieczniejszego środowiska pracy dla pracowników. Docenią oni płynne wdrożenie I szybszą adopcję rozwiązań, co pozytywnie wpłynie na produktywność zespołu i efektywność zasobów – a co za tym idzie, lepsze wyniki finansowe.

Skontaktuj się z nowoczesnym integratorem AV i skonsultuj swój audiowizualny standard biura. Chętnie pomożemy!

Ten artykuł został opublikowany w CIO Review Magazine – ZOBACZ